Özel Kalem Müdürü; kamu kurumlarında amirin yazışmalarını, randevularını, ziyaretlerini, protokol işlerini ve resmi organizasyonlarını planlayan, kurumsal temsil görevlerinde eşlik eden ve koordinasyon sağlayan idari nitelikli kamu görevlisidir.

Genellikle kurum içinden veya dışından doğrudan atama yoluyla görevlendirilir

En az ön lisans veya lisans mezunu olmak tercih edilir

KPSS şartı çoğu zaman aranmaz; istisnai kadro olarak atanabilir

Güvenilir, temsil yeteneği güçlü ve protokol kurallarına hâkim kişiler tercih edilir

Özellikle belediyelerde başkan tarafından atama yapılır

- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmak

- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’na tabi olmak

- En az lise, tercihen lisans mezunu olmak

-Temsil ve protokol yeteneğine sahip olmak

-Yazılı-sözlü iletişimi güçlü, gizlilik ilkesine uygun hareket edebilmek

- Amir ile kurum arasında etkili koordinasyon sağlayabilecek nitelikte olmak

- Yoğun ve esnek çalışma saatlerine uyum gösterebilmek

- Üst yöneticinin randevularını ve görüşmelerini düzenlemek

- Kuruma gelen ziyaretçileri karşılamak ve yönlendirmek

- Toplantı, program ve davet organizasyonlarını planlamak

- Protokol kurallarına göre üst yöneticiyi temsil etmek veya eşlik etmek

- Amir adına gelen yazı, davet ve belgeleri takip etmek

- Resmî ve özel yazışmaları hazırlamak ve koordine etmek

- Kurum içi ve dışı iletişimi planlamak

- Gizli ve özel belgeleri korumak, doğru kişilere ulaştırmak

Özel Kalem Müdürü, kamu kurumlarında üst düzey yöneticilerin (vali, belediye başkanı, genel müdür, rektör vb.) günlük iş ve işlemlerini organize eden, ziyaretçi trafiğini yöneten ve üst yönetimle diğer birimler arasındaki iletişimi sağlayan yönetsel personeldir. Kurum amirinin en yakın çalışma ekibindedir.