Üniversite ya da örgün eğitim dönemlerinde öğrencilerin eğitim durumunun belgelendirilmesi adına öğrenim belgesi hazırlanmalıdır. Öğrenim belgesi, öğrencilerin indirimlerden yararlanmasını ve öğrencilere sunulan avantajlardan faydalanmasını sağladığından dolayı olası ihmallerin önüne geçmek adına eğitim alınan kurumdan onaylı bir belgenin birazı gerekmektedir. Öğrenim belgesi, öğrencinin eğitim hayatıyla ilgili özet bilgiler sunmaktadır. Genel olarak öğrencinin hangi okulda eğitim aldığı, kaçıncı yılda olduğu gibi veriler içermektedir. Bununla birlikte belgenin ilgili eğitim kurum tarafından onaylandığına dair imzalar ve damgalar da belgede yer almaktadır. Öğrenim belgesi nasıl alınır? Önceki dönemlerde sadece eğitim kurumlarına müracaat ile alınabilen öğrenim belgesi, online olarak temin edilebilmektedir. Öğrenim belgesi almak isteyenlerin e-devlet sistemini kullanması yeterlidir. Online olarak alınacak belge resmi olduğundan dolayı gerekli olan yerlerde kullanılabilir. Öğrenim belgesi almak isteyen öğrencilerin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından sunulan Öğrenci Belgesi Sorgulama hizmetinden yararlanması gerekir. Bu sayfaya erişim sağlandığında kişi, öğrenci belgesini indirerek kullanabilmektedir. Eğer öğrenci bilgisi sistemde görünmüyorsa sistem tarafından hata mesajı yayınlanmaktadır. Bu hata mesajı ise şöyledir; Kayıt bulunmadı. Öğrenci iseniz öğrenci olduğunuz üniversitenin merkezi öğrenci işleri dairesine başvurarak YÖKSİS kaydınızın yapılmasını isteyiniz. Bu hizmet denklik sürecine dahil olmayan ve YÖKSİS'e entegre üniversitelerin öğrencileri için kullanılabilecektir. Eğer kişiler öğrenci olmasına rağmen bu tür hatalar ile karşılaşıyorsa konuyla ilgili okulundan destek alması gerekir. E devlet üzerinden destek sağlanamayacak olması halinde ise kişiler eğitim kurumlarına müracaat etmelidir. Resmi dilekçe ile belge talebinde bulunulması halinde, öğrenci belgesi bu şekilde de alınabilir. Öğrencilerin üniversite öncesindeki dönemlerinde de öğrenim belgesi alması mümkündür. Bu tür durumlarda kurum müracaatlarının yanı sıra Milli Eğitim Bakanlığı’nın yine e-devlet aracılığıyla sunduğu hizmetten yararlanılması mümkündür. Bu tür durumlarda Milli Eğitim Bakanlığı tarafından sunulan Öğrencilik Belgesi Sorgulama hizmetinden yararlanılmalıdır. Bu 3 aşamalı bir işlem olduğu gibi ilk ekranda bilgilendirme ve onay işlemleri yapılmakta, ikinci ekranda öğrenci bilgileri onaylanmakta ve üçüncü ekranda barkodlu belge indirilebilmektedir.